โปรแกรมโรงแรม PMS แบบ Cloud vs On-Premise แบบไหนดีกว่า?

โปรแกรมโรงแรม PMS คืออะไร?

ในยุคที่การแข่งขันในธุรกิจโรงแรมสูงขึ้นทุกปี การบริหารจัดการโรงแรมด้วย โปรแกรมโรงแรม เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก

PMS คือซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการงานหลักของโรงแรม เช่น

• การจองห้องพัก (Reservation)
• การเช็กอินและเช็กเอาต์
• การจัดการห้องพัก (Room Management)
• การจัดการรายได้ (Revenue Management)
• การออกใบเสร็จและรายงาน
• การเชื่อมต่อ OTA และ Channel Manager

ปัจจุบัน PMS สามารถแบ่งได้เป็น 2 รูปแบบหลัก ได้แก่

1. Cloud PMS
2. On-Premise PMS

หลายโรงแรมที่กำลังมองหาระบบใหม่มักมีคำถามว่า Cloud PMS กับ On-Premise PMS แบบไหนดีกว่ากัน?

บทความนี้จะพาไปเปรียบเทียบข้อดี ข้อเสีย ค่าใช้จ่าย ความปลอดภัย และความเหมาะสมของแต่ละระบบ เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

Cloud PMS คืออะไร?

Cloud PMS คือ โปรแกรมโรงแรม ที่ทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต ข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บน Cloud Server ของผู้ให้บริการ

ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงระบบได้จากทุกที่ผ่าน

• คอมพิวเตอร์
• โน้ตบุ๊ก
• แท็บเล็ต
• สมาร์ทโฟน

เพียงมีอินเทอร์เน็ตก็สามารถจัดการโรงแรมได้ทันที

ตัวอย่างการใช้งาน Cloud PMS

เจ้าของโรงแรมสามารถ

• ดูจำนวนห้องว่างแบบ Real-time
• ตรวจสอบ Occupancy
• ดูรายได้ประจำวัน
• เช็กสถานะการจอง

ทั้งหมดนี้สามารถทำได้จากมือถือ แม้จะไม่ได้อยู่ที่โรงแรม

On-Premise PMS คืออะไร?

On-Premise PMS คือระบบที่ติดตั้งซอฟต์แวร์และฐานข้อมูลไว้ภายในโรงแรม

ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บใน Server ของโรงแรมเอง

การใช้งานส่วนใหญ่จะจำกัดอยู่ในเครือข่ายภายใน

โรงแรมต้องรับผิดชอบเองทั้งหมดในด้านล่าง

• Server
• Hardware
• Backup
• Security
• Maintenance

เปรียบเทียบ Cloud PMS และ On-Premise PMS

1. ค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้น

Cloud PMS

ข้อดี

• ไม่ต้องลงทุน Server
• ไม่ต้องซื้ออุปกรณ์ราคาแพง
• เริ่มใช้งานได้รวดเร็ว
• จ่ายเป็นรายเดือนหรือรายปี

เหมาะสำหรับ

• โรงแรมขนาดเล็ก
• Boutique Hotel
• Hostel
• Resort ขนาดกลาง

On-Premise PMS

ข้อดี

• ซื้อครั้งเดียวใช้งานได้ระยะยาว

ข้อเสีย

• ต้องลงทุน Server
• ค่า License สูง
• ค่า Setup ระบบ
• ค่า IT Support

เหมาะกับองค์กรที่มีงบประมาณสูง

ด้านต้นทุนเริ่มต้น Cloud PMS ได้เปรียบอย่างชัดเจน

2. ความสะดวกในการใช้งาน

Cloud PMS

ผู้ใช้งานสามารถเข้าระบบจากทุกที่

ตัวอย่างเช่น

• เจ้าของโรงแรมดูรายงานจากบ้าน
• ผู้จัดการตรวจสอบยอดจองระหว่างเดินทาง
• พนักงานใช้งานผ่านแท็บเล็ต

ช่วยให้การบริหารงานมีความยืดหยุ่นสูง

On-Premise PMS

ส่วนใหญ่ต้องใช้งานภายในโรงแรม

หากต้องการเข้าถึงจากภายนอก อาจต้องติดตั้ง VPN หรือระบบเพิ่มเติม

Cloud PMS สะดวกกว่าอย่างมากสำหรับการบริหารงานยุคใหม่

3. การอัปเดตระบบ

Cloud PMS

ผู้ให้บริการจะอัปเดตระบบให้อัตโนมัติ

ผู้ใช้งานได้รับ

• ฟีเจอร์ใหม่
• การแก้ไข Bug
• การปรับปรุงด้านความปลอดภัย

โดยไม่ต้องดำเนินการเอง

On-Premise PMS

ทุกครั้งที่มีการอัปเดต

โรงแรมอาจต้อง

• ติดตั้ง Patch
• อัปเกรดระบบ
• จ้างผู้เชี่ยวชาญ

ส่งผลให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม Cloud PMS ดูแลรักษาง่ายกว่า

4. ความปลอดภัยของข้อมูล

นี่เป็นประเด็นที่หลายโรงแรมกังวลมากที่สุด

Cloud PMS

ข้อดี

• Backup อัตโนมัติ
• Data Center มาตรฐานสูง
• ระบบเข้ารหัสข้อมูล
• มีการป้องกันการโจมตีทางไซเบอร์

ข้อควรพิจารณา

• ต้องพึ่งพาผู้ให้บริการ

On-Premise PMS

ข้อดี

• โรงแรมควบคุมข้อมูลเองทั้งหมด

ข้อควรพิจารณา

• หากไม่มีทีม IT ที่แข็งแกร่ง
• เสี่ยงต่อการสูญหายของข้อมูล
• เสี่ยงจาก Hardware เสียหาย

ปัจจุบัน โปรแกรมโรงแรม Cloud PMS มีมาตรฐานความปลอดภัยสูงมาก และในหลายกรณีปลอดภัยกว่า Server ภายในโรงแรม

5. การสำรองข้อมูล (Backup)

Cloud PMS

• Backup อัตโนมัติ
• สำรองหลายตำแหน่ง
• กู้คืนข้อมูลได้รวดเร็ว

On-Premise PMS

โรงแรมต้องวางแผนเองทั้งหมด

เช่น

• Backup รายวัน
• External Hard Drive
• Backup Server

หากไม่มีระบบสำรองที่ดี อาจเกิดความเสียหายร้ายแรง

Cloud PMS มีความได้เปรียบด้านการสำรองข้อมูล

6. ความเร็วในการติดตั้ง

Cloud PMS

หลายระบบสามารถเริ่มใช้งานได้ภายในไม่กี่วัน

ขั้นตอนหลักมีเพียง

• ตั้งค่าห้องพัก
• เพิ่มข้อมูลโรงแรม
• ฝึกอบรมพนักงาน

On-Premise PMS

ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติม เช่น

• ติดตั้ง Server
• วางระบบเครือข่าย
• ติดตั้งฐานข้อมูล
• ทดสอบระบบ

อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ถึงหลายเดือน Cloud PMS ติดตั้งและเริ่มใช้งานได้เร็วกว่า

7. การเชื่อมต่อ OTA และ Channel Manager

ปัจจุบันโรงแรมส่วนใหญ่ขายห้องพักผ่าน

• Booking.com
• Agoda
• Expedia
• Airbnb

Cloud PMS

ออกแบบมาเพื่อเชื่อมต่อ OTA ได้ง่าย

สามารถ Sync

• ห้องว่าง
• ราคา
• การจอง

แบบ Real-time

ลดความเสี่ยงในการเกิด Overbooking

On-Premise PMS

บางระบบสามารถเชื่อมต่อได้

แต่ต้องติดตั้งหรือพัฒนาเพิ่มเติม

Cloud PMS เหมาะกับโรงแรมที่ขายห้องผ่าน OTA หลายช่องทาง

8. ความสามารถในการขยายธุรกิจ

Cloud PMS

รองรับการขยายตัวได้ง่าย

เช่น

• เพิ่มจำนวนห้อง
• เพิ่มสาขา
• เพิ่มผู้ใช้งาน

โดยไม่ต้องลงทุน Hardware ใหม่

On-Premise PMS

หากธุรกิจเติบโต

อาจต้อง

• เพิ่ม Server
• อัปเกรด Hardware
• ปรับปรุงโครงสร้างระบบ

Cloud PMS เหมาะกับโรงแรมที่มีแผนเติบโตในอนาคต

9. ความเสี่ยงเมื่ออินเทอร์เน็ตล่ม

Cloud PMS

ข้อเสียหลักคือ

หากอินเทอร์เน็ตมีปัญหา การเข้าถึงระบบอาจได้รับผลกระทบ

อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการส่วนใหญ่มี

• Offline Mode
• Mobile Network Backup
• ระบบสำรองการเชื่อมต่อ

On-Premise PMS

ยังสามารถใช้งานภายในเครือข่ายได้ แม้อินเทอร์เน็ตจะล่ม

ในด้านนี้ On-Premise PMS มีข้อได้เปรียบเล็กน้อย

ตารางเปรียบเทียบ Cloud PMS และ On-Premise PMS

โรงแรมแบบไหนเหมาะกับ Cloud PMS?

Cloud PMS เหมาะกับ

โรงแรมขนาดเล็ก

• 10–100 ห้อง
• มีทีมงานจำกัด

Boutique Hotel

ต้องการระบบใช้งานง่าย

Resort

ต้องการดูข้อมูลแบบ Real-time

โรงแรมที่ขายผ่าน OTA

มีการเชื่อมต่อหลายช่องทาง

โรงแรมหลายสาขา

ต้องการบริหารจากศูนย์กลาง

โรงแรมแบบไหนเหมาะกับ On-Premise PMS?

On-Premise PMS เหมาะกับ

โรงแรมขนาดใหญ่

ที่มีทีม IT ประจำ

กลุ่มโรงแรมระดับองค์กร

ที่มีนโยบายควบคุมข้อมูลอย่างเข้มงวด

องค์กรที่มี Data Center ของตนเอง

และต้องการบริหารจัดการระบบทั้งหมดภายใน

แนวโน้มของอุตสาหกรรมโรงแรมในปัจจุบัน

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา โรงแรมทั่วโลกเริ่มเปลี่ยนจาก On-Premise PMS มาเป็น Cloud PMS มากขึ้น

สาเหตุสำคัญ ได้แก่

• ลดต้นทุนด้าน IT
• รองรับการทำงานจากทุกที่
• เชื่อมต่อ OTA ได้ง่าย
• อัปเดตระบบอัตโนมัติ
• รองรับการเติบโตของธุรกิจ

โดยเฉพาะโรงแรมขนาดเล็กและขนาดกลางที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานโดยไม่ต้องลงทุนสูง

วิธีเลือก โปรแกรมโรงแรม PMS ให้เหมาะกับโรงแรมของคุณ

ก่อนตัดสินใจเลือก PMS ควรพิจารณาปัจจัยดังต่อไปนี้

จำนวนห้องพัก

โรงแรมขนาดเล็กมักคุ้มค่ากว่าหากใช้ Cloud PMS

งบประมาณ

หากไม่ต้องการลงทุนก้อนใหญ่ Cloud PMS เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ

ช่องทางการขาย

หากขายผ่าน OTA หลายช่องทาง ควรเลือกระบบที่มี Channel Manager ในตัว

การขยายธุรกิจ

หากมีแผนเปิดสาขาเพิ่ม Cloud PMS จะรองรับได้ดีกว่า

ทีม IT

หากไม่มีทีม IT ภายใน การเลือก Cloud PMS จะช่วยลดภาระการดูแลระบบ

สรุป โปรแกรมโรงแรม Cloud PMS หรือ On-Premise PMS แบบไหนดีกว่า?

หากมองในภาพรวมของธุรกิจโรงแรมยุคปัจจุบัน โปรแกรมโรงแรม Cloud PMS เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่าสำหรับโรงแรมส่วนใหญ่ เนื่องจากมีต้นทุนเริ่มต้นต่ำ ใช้งานง่าย อัปเดตอัตโนมัติ เชื่อมต่อ OTA ได้สะดวก และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่

ในขณะที่ On-Premise PMS ยังคงเหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความต้องการเฉพาะด้านความปลอดภัย การควบคุมข้อมูล และมีทีม IT รองรับโดยเฉพาะ

ดังนั้น หากคุณกำลังมองหาระบบบริหารโรงแรมที่ทันสมัย รองรับการเติบโตของธุรกิจ และลดภาระด้านเทคนิค Cloud PMS มักเป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าและตอบโจทย์โรงแรมยุคใหม่มากที่สุด

โปรแกรมโรงแรม RoomYY เป็นระบบ Cloud PMS ที่ใช้ server ของ AWS ซึ่งเป็น server ที่น่าเชื่อถือที่สุดที่หนึ่งในโลก สนใจดูโปรแกรม คลิก