ระบบบัญชี AR ในโปรแกรม PMS ถ้าไม่มีเสี่ยงอะไรบ้าง?

บทนำ ระบบบัญชี ขารับ AR ในโปรแกรมโรงแรม PMS

ในธุรกิจโรงแรม ระบบบัญชี นั้น รายได้ไม่ได้มาจากการรับชำระเงินทันทีเท่านั้น แต่ยังรวมถึงยอดเครดิตจากลูกค้าองค์กร บริษัทคู่สัญญา และเอเจนซี่ท่องเที่ยว ซึ่งต้องมีการติดตามและเรียกเก็บภายหลัง หากโปรแกรมโรงแรม PMS ไม่มีระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable – AR) ที่ชัดเจน อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงทางการเงินโดยไม่รู้ตัว ต่อไปนี้คือความเสี่ยงสำคัญที่โรงแรมไม่ควรมองข้าม

เสี่ยงรายได้ตกหล่นและเรียกเก็บเงินไม่ครบ

หนึ่งในความเสี่ยงที่ชัดเจนที่สุดเมื่อไม่มีระบบ AR ใน PMS คือ “รายได้ที่ควรได้รับแต่ไม่ได้รับจริง” โดยเฉพาะโรงแรมที่มีลูกค้าองค์กรหรือเอเจนซี่จำนวนมาก การทำงานแบบ Manual หรือใช้ไฟล์แยกส่วน ทำให้เกิดช่องโหว่หลายจุดในกระบวนการเรียกเก็บเงิน ดังนี้

1.1 โอนยอดผิดบริษัท หรือโอนยอดไม่ครบ

เมื่อไม่มีระบบเชื่อมโยงอัตโนมัติระหว่าง Front Office และบัญชี พนักงานอาจโอนยอดจาก Guest Folio ผิดบริษัท หรือโอนบางรายการไม่ครบ เช่น ค่าห้องถูกโอน แต่ค่าอาหารหรือค่าใช้บริการอื่นถูกลืม ทำให้ Invoice ที่ออกไปไม่ตรงกับความเป็นจริง

1.2 ลืมออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ใน ระบบบัญชี

ในกรณีที่ต้องออกใบแจ้งหนี้ภายหลัง หากไม่มีระบบแจ้งเตือนหรือ Workflow ชัดเจน อาจเกิดการ “ลืมออกบิล” หรือออกล่าช้า ส่งผลให้รอบการรับเงินยืดออกไปโดยไม่จำเป็น และกระทบกระแสเงินสดของโรงแรม

1.3 คีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนและตัวเลขไม่ตรงกัน

การบันทึกข้อมูลหลายรอบ เช่น บันทึกใน PMS แล้วนำไปคีย์ซ้ำใน Excel หรือโปรแกรมบัญชีอื่น เพิ่มโอกาสเกิด Human Error ตัวเลขอาจคลาดเคลื่อนจากต้นทาง ทำให้ยอดเรียกเก็บไม่ถูกต้อง และต้องเสียเวลาแก้ไขย้อนหลัง

1.4 ไม่มีระบบตรวจสอบความครบถ้วนของรายได้

หากไม่มีรายงานสรุปยอดลูกหนี้แบบรวมศูนย์ โรงแรมจะไม่สามารถตรวจสอบได้ง่ายว่า “ยอดที่ควรเรียกเก็บ” เท่ากับ “ยอดที่ออก Invoice แล้ว” หรือไม่ ทำให้รายได้บางส่วนอาจตกหล่นโดยไม่มีใครสังเกตเห็น

ควบคุมเครดิตลูกค้าไม่ได้ เสี่ยงเกิดหนี้สูญ

เมื่อโรงแรมไม่มีระบบ AR ใน PMS ที่ช่วยกำหนดและควบคุมเครดิตลูกค้า การให้เครดิตจะอาศัยการจดจำหรือการติดตามแบบ Manual ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงด้านการเงินโดยตรง โดยเฉพาะในกลุ่มลูกค้า Corporate และเอเจนซี่ที่มียอดใช้บริการสะสมจำนวนมาก

1.ไม่มีการกำหนดวงเงินเครดิต (Credit Limit) ชัดเจน

หากระบบไม่สามารถตั้งวงเงินเครดิตต่อบริษัทได้ โรงแรมอาจปล่อยให้ลูกค้าใช้บริการเกินศักยภาพการชำระเงินจริง

ตัวอย่าง: บริษัท A ควรมีวงเงิน 100,000 บาท แต่ไม่มีระบบควบคุม ทำให้ยอดสะสมเพิ่มเป็น 250,000 บาทโดยไม่มีการแจ้งเตือน เมื่อถึงกำหนดชำระ บริษัทจ่ายได้เพียงบางส่วน ส่งผลให้ยอดค้างจำนวนมากกลายเป็นความเสี่ยงทันที

2. ไม่มีระบบแจ้งเตือนยอดเกินกำหนดชำระ

หากไม่มี Aging Report หรือระบบเตือนอัตโนมัติ ฝ่ายบัญชีอาจไม่ทราบว่าลูกค้ารายใดค้างเกิน 30, 60 หรือ 90 วัน

ตัวอย่าง: เอเจนซี่ B ค้างชำระมาแล้ว 75 วัน แต่ไม่มีการแจ้งเตือนในระบบ โรงแรมยังคงรับจองเครดิตเพิ่ม สุดท้ายยอดสะสมสูงขึ้นและโอกาสเรียกเก็บครบลดลง

3. ไม่มีระบบแจ้งเตือนยอดเกินกำหนดชำระใน ระบบบัญชี

หากไม่มี Aging Report หรือระบบเตือนอัตโนมัติ ฝ่ายบัญชีอาจไม่ทราบว่าลูกค้ารายใดค้างเกิน 30, 60 หรือ 90 วัน

ตัวอย่าง: เอเจนซี่ B ค้างชำระมาแล้ว 75 วัน แต่ไม่มีการแจ้งเตือนในระบบ โรงแรมยังคงรับจองเครดิตเพิ่ม สุดท้ายยอดสะสมสูงขึ้นและโอกาสเรียกเก็บครบลดลง

การไม่มีระบบควบคุมเครดิตใน โปรแกรมโรงแรม PMS ทำให้โรงแรมขาดเครื่องมือบริหารความเสี่ยงด้านลูกหนี้ เมื่อไม่มีการตั้งวงเงิน แจ้งเตือน หรือวิเคราะห์ข้อมูลอย่างเป็นระบบ โอกาสเกิดหนี้สูญจะเพิ่มขึ้น และกระทบกำไรสุทธิในระยะยาวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

กระแสเงินสด (Cash Flow) ไม่แม่นยำ

เมื่อไม่มีระบบ AR ใน PMS โรงแรมจะไม่สามารถเห็นภาพรวมยอดลูกหนี้คงค้างได้อย่างชัดเจน ทำให้ไม่ทราบแน่ชัดว่าเงินจำนวนใด “ควรจะได้รับ” และจะได้รับเมื่อใด การขาดรายงาน Aging Report แบบเรียลไทม์ ทำให้ฝ่ายบริหารประเมินกระแสเงินสดจากข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ส่งผลให้การวางแผนจ่ายค่าใช้จ่าย เช่น เงินเดือน ซัพพลายเออร์ หรือค่างวดต่าง ๆ มีความคลาดเคลื่อน และอาจเกิดปัญหาสภาพคล่องโดยไม่ทันตั้งตัว

นอกจากนี้ หากไม่สามารถคาดการณ์รอบการรับชำระจากลูกค้าองค์กรได้อย่างแม่นยำ โรงแรมอาจเข้าใจว่ามีรายได้เพียงพอ ทั้งที่จริงยังเป็นเพียงยอดค้างชำระที่ยังไม่เข้าบัญชี การบริหารเงินลงทุน โปรโมชั่น หรือการขยายธุรกิจจึงอาจตัดสินใจบนข้อมูลที่ไม่ตรงกับสถานะการเงินจริง ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงต่อเสถียรภาพทางการเงินในระยะยาว

งาน ระบบบัญชี ซ้ำซ้อน และปิดงบล่าช้า

เมื่อไม่มีระบบ AR ใน PMS ที่เชื่อมต่อข้อมูลระหว่าง Front Office และฝ่ายบัญชี การทำงานจะเกิดความซ้ำซ้อนโดยหลีกเลี่ยงไม่ได้ พนักงานต้องโอนยอดลูกหนี้ออกจากระบบหนึ่งไปบันทึกอีกระบบหนึ่ง เช่น ดึงข้อมูลจาก PMS ไปทำต่อใน Excel หรือโปรแกรมบัญชีแยกต่างหาก การคีย์ข้อมูลหลายรอบเพิ่มโอกาสเกิดความผิดพลาด ตัวเลขอาจคลาดเคลื่อน และต้องเสียเวลาตรวจสอบย้อนหลังอยู่เสมอ

ตัวอย่าง: หลังสิ้นเดือน ฝ่ายบัญชีต้องกระทบยอดรายได้เครดิตจากหลายแหล่ง พบว่ายอดใน PMS ไม่ตรงกับไฟล์ Excel ที่ใช้ติดตามลูกหนี้ เนื่องจากมีการแก้ไขข้อมูลบางส่วนแต่ไม่ได้อัปเดตทุกไฟล์ ส่งผลให้ต้องย้อนตรวจสอบทีละ Invoice ใช้เวลาหลายวันกว่าจะปิดงบได้ครบถ้วน ความล่าช้านี้ไม่เพียงเพิ่มภาระงาน แต่ยังทำให้รายงานทางการเงินส่งผู้บริหารช้ากว่ากำหนด และกระทบการตัดสินใจทางธุรกิจในภาพรวม

ขาดข้อมูลวิเคราะห์ ระบบบัญชี เพื่อการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

เมื่อไม่มีระบบ AR ใน PMS โรงแรมจะขาดข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมการชำระเงินและสถานะลูกหนี้ ทำให้การตัดสินใจด้านเครดิตและการบริหารความเสี่ยงอาศัยเพียงประสบการณ์หรือข้อมูลกระจัดกระจาย ส่งผลให้การกำหนดนโยบายทางการเงินขาดความแม่นยำ และอาจเพิ่มความเสี่ยงในระยะยาว โดยประเด็นสำคัญที่ขาดหายไป ได้แก่

-ขาดรายงานพฤติกรรมการชำระเงินรายลูกค้า

ไม่สามารถวิเคราะห์ได้ว่าลูกค้ารายใดจ่ายตรงเวลา จ่ายล่าช้า หรือมีแนวโน้มค้างชำระบ่อย

-ไม่มีข้อมูลประกอบการกำหนดวงเงินเครดิต

การปรับเพิ่มหรือลด Credit Limit ทำได้ยาก เพราะไม่มีสถิติย้อนหลังรองรับการตัดสินใจ

-ไม่เห็นแนวโน้มความเสี่ยงของกลุ่มลูกค้าองค์กร

ไม่สามารถวิเคราะห์ภาพรวมว่ากลุ่ม Corporate หรือเอเจนซี่กลุ่มใดมีความเสี่ยงสูงกว่าปกติ

-ขาด Dashboard ภาพรวมลูกหนี้แบบเรียลไทม์

ผู้บริหารไม่สามารถเห็นยอดคงค้างรวม ยอดเกินกำหนด หรือแนวโน้มการรับชำระในมุมมองเดียว

-การวางกลยุทธ์ด้านการขายและสัญญาไม่แม่นยำ

ไม่มีข้อมูลช่วยประเมินว่าควรต่อสัญญา ให้เงื่อนไขเครดิตใหม่ หรือปรับนโยบายกับลูกค้ารายใด

เมื่อขาดข้อมูลเหล่านี้ โรงแรมจะสูญเสียความได้เปรียบในการบริหารความเสี่ยงและการวางแผนทางการเงิน ทำให้การเติบโตทางธุรกิจขาดความมั่นคงและยั่งยืน

สรุป การไม่มี ระบบบัญชี AR ส่งผลเสียกว่าที่คิด ควรเลือกโปรแกรมโรงแรมที่มีฟีเจอร์นี้รองรับ

การไม่มี ระบบบบัญชี AR ใน PMS ทำให้โรงแรมขาดทั้งการควบคุมและการมองเห็นข้อมูลทางการเงินที่สำคัญ ตั้งแต่ความเสี่ยงรายได้ตกหล่น การควบคุมเครดิตที่ไม่รัดกุม กระแสเงินสดที่คาดการณ์ไม่ได้ ไปจนถึงงานบัญชีซ้ำซ้อนและการปิดงบล่าช้า ที่สำคัญคือผู้บริหารจะขาดข้อมูลเชิงวิเคราะห์เพื่อกำหนดนโยบายเครดิตและวางกลยุทธ์ทางธุรกิจอย่างแม่นยำ

ดังนั้น ระบบ AR ใน PMS ไม่ใช่เพียงฟังก์ชันทางบัญชี แต่เป็นเครื่องมือบริหารความเสี่ยงและเสริมเสถียรภาพทางการเงิน ที่ช่วยให้โรงแรมรักษารายได้ ควบคุมลูกหนี้ และเติบโตได้อย่างมั่นคงในระยะยาว สอบถามดูเดโม่โปรแกรม RoomYY ที่นี่