เปิดโรงแรมใหม่ต้องรู้จักกับ City Ledger ใน โปรแกรม PMS

City Ledger คืออะไรในระบบโรงแรมและ โปรแกรม PMS ?

“City Ledger คือ ระบบบัญชีลูกหนี้ของโรงแรมที่ใช้  โปรแกรม PMS จัดการ “ยอดค้างชำระแบบเครดิต” จากลูกค้าองค์กร บริษัทคู่สัญญา หรือเอเจนซี่ท่องเที่ยว (OTA) หลังจากแขกเช็กเอาต์ไปแล้ว แต่ยังไม่ได้ชำระเงินทันที”

โดยปกติ โรงแรมจะมีการแบ่งบัญชีออกเป็น 2 ส่วนหลัก คือ

1) Guest Ledger (บัญชีแขกพักอยู่)

• เป็นบัญชีของแขกที่กำลังเข้าพัก (In-house)

• บันทึกค่าใช้จ่ายระหว่างเข้าพัก เช่น ค่าห้อง อาหาร มินิบาร์ ซักรีด

• ปกติจะปิดบัญชีและชำระเงินตอน Check-out

• ยอดเงินจะไม่ค้างหลังแขกออกจากโรงแรม (กรณีจ่ายสด/บัตรเครดิตทันที)

2) City Ledger (บัญชีลูกหนี้เครดิต)

• เป็นบัญชีของลูกค้าที่ได้รับสิทธิ์เครดิต

• ยอดจะถูกโอนมาจาก Guest Ledger หลัง Check-out

• โรงแรมจะออก Invoice โดย โปรแกรม PMS และให้ระยะเวลาชำระ เช่น 15, 30 หรือ 45 วัน

• ใช้กับลูกค้า Corporate, Company Contract, Travel Agent

การทำงานของ City Ledger

การทำงานของ City Ledger ใน โปรแกรมบริหารโรงแรม PMS เริ่มต้นจากการตั้งค่าข้อมูลลูกค้าองค์กรหรือบริษัทคู่สัญญาในระบบ โดยกำหนดวงเงินเครดิต (Credit Limit) และเงื่อนไขการชำระเงิน (Credit Term) ไว้อย่างชัดเจน เมื่อมีแขกเข้าพักภายใต้สัญญาบริษัท ค่าใช้จ่ายทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ใน Guest Folio ตามปกติ และเมื่อถึงขั้นตอนเช็กเอาต์ ยอดดังกล่าวจะไม่ถูกชำระทันที แต่จะถูกโอน (Transfer) ไปยังบัญชีของบริษัทในส่วน City Ledger แทน จากนั้นระบบจะสามารถออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ให้ลูกค้าองค์กรโดยอัตโนมัติ พร้อมระบุวันครบกำหนดชำระ

PMS ที่มีฟังก์ชัน City Ledger ช่วยลดงานเอกสารได้อย่างชัดเจน เพราะทุกขั้นตอนตั้งแต่การโอนยอดจาก Guest Folio การออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ไปจนถึงการบันทึกรับชำระเงิน จะถูกจัดการอยู่ในระบบเดียว ไม่ต้องพิมพ์เอกสารหลายชุด ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำใน Excel หรือทำใบแจ้งหนี้แยกต่างหาก ลดขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และสามารถค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้ทันทีจากฐานข้อมูลกลางของ PMS

ในด้านการลดความผิดพลาด ระบบจะช่วยป้องกัน Human Error เช่น การโอนยอดผิดบริษัท การคำนวณภาษีผิด การลืมออก Invoice หรือการบันทึกยอดรับชำระซ้ำซ้อน เพราะข้อมูลทั้งหมดเชื่อมโยงกันแบบอัตโนมัติ ตั้งแต่งาน Front Office จนถึงฝ่ายบัญชี อีกทั้งยังสามารถตั้งค่า Credit Limit และระบบแจ้งเตือนเมื่อมียอดเกินวงเงินหรือเกินกำหนดชำระ ช่วยลดความเสี่ยงหนี้สูญได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ที่สำคัญ ฝ่ายบัญชีสามารถติดตามสถานะลูกหนี้ได้แบบเรียลไทม์ ผ่านรายงาน Aging Report และรายงานสรุปลูกหนี้คงค้าง ซึ่งแสดงยอดแบ่งตามช่วงอายุหนี้ เช่น 0–30 วัน, 31–60 วัน หรือมากกว่า 90 วัน ทำให้เห็นภาพรวมกระแสเงินสดทันทีโดยไม่ต้องรอสรุปรายเดือน ผู้บริหารจึงสามารถวางแผนการเงิน ติดตามลูกหนี้ และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ได้รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น ซึ่งที่กล่าวม่า RoomYY มีฟีเจอร์นี้เพื่อรองรับงาน City Ledger สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ ที่นี่ 

เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น ลองดูขั้นตอนการทำงานจริงในโรงแรม:

ขั้นตอนที่ 1: การตั้งค่าลูกค้าเครดิต

โรงแรมจะสร้างโปรไฟล์บริษัทในระบบ โปรแกรม PMS พร้อมกำหนด:

• Credit Limit (วงเงินเครดิต)

• Credit Term (ระยะเวลาชำระ เช่น 30 วัน)

• เงื่อนไขภาษีและส่วนลดตามสัญญา

ขั้นตอนที่ 2: แขกเข้าพักตามสัญญาบริษัท

เช่น พนักงานบริษัท A เข้าพัก 3 คืน
ค่าใช้จ่ายรวม 12,000 บาท
ตอนเช็กเอาต์ แขกไม่ต้องจ่ายเอง เพราะบริษัทเป็นผู้รับผิดชอบ

ขั้นตอนที่ 3: โอนยอดไป City Ledger

Front Office จะโอนยอดจาก Guest Folio ไปยังบัญชีบริษัทใน City Ledger
ยอด 12,000 บาทจะกลายเป็น “ลูกหนี้การค้า”

ขั้นตอนที่ 4: ออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) จาก โปรแกรม PMS

ฝ่ายบัญชีออก Invoice ส่งให้บริษัท
กำหนดชำระภายใน 30 วัน

ขั้นตอนที่ 5: ติดตามและบันทึกการรับชำระ

เมื่อบริษัทโอนเงิน:

• บันทึกการรับชำระใน PMS

• ปิดยอดลูกหนี้

• ระบบจะอัปเดต Aging Report อัตโนมัติ

ทำไม City Ledger จึงสำคัญกับโรงแรม?

1) รองรับตลาด Corporate

โรงแรมที่เน้นลูกค้าองค์กรจะมีสัดส่วนยอดเครดิตสูง หากไม่มี City Ledger ที่เป็นระบบ อาจเกิดความผิดพลาดในการติดตามเงิน

2) ควบคุมความเสี่ยงด้านเครดิต

ระบบสามารถ:

• แจ้งเตือนเมื่อเครดิตเกินวงเงิน

• แจ้งเตือนเมื่อมียอดค้างเกินกำหนด

• ป้องกันการให้เครดิตซ้ำซ้อน

3) ช่วยบริหารกระแสเงินสด (Cash Flow)

ผู้บริหารสามารถดูรายงาน:

• ลูกหนี้ค้าง 0–30 วัน

• 31–60 วัน

• มากกว่า 90 วัน

ทำให้วางแผนการเงินได้แม่นยำขึ้น

4) ลดงานซ้ำซ้อนของฝ่ายบัญชี

หาก PMS เชื่อมกับระบบบัญชีผ่าน API:

• ลดการบันทึกข้อมูลซ้ำ

• ลดความผิดพลาดทางตัวเลข

• ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย

ตัวอย่างสถานการณ์จริง หาก โปรแกรม PMS ไม่มีฟีเจอร์ City Ledger

กรณีโรงแรมไม่มี City Ledger ที่ดี

• ใช้ Excel ติดตามลูกหนี้

• โอนยอดผิดบริษัท

• ลืมออก Invoice

• ไม่รู้ว่าลูกค้าค้างเกิน 60 วันแล้ว

• กระทบ Cash Flow โดยไม่รู้ตัว

กรณีโรงแรมมี City Ledger ใน โปรแกรม PMS

• โอนยอดอัตโนมัติ

• ออก Invoice จากระบบทันที

• ดูรายงาน Aging ได้ทันที

• ผู้บริหารเห็นภาพรวมลูกหนี้แบบ Real-time

ประโยชน์ของ City Ledger ต่อฝ่ายบัญชีและฝ่ายบริหาร

City Ledger มีบทบาทสำคัญต่อทั้งฝ่ายบัญชีและฝ่ายบริหาร เพราะช่วยให้การจัดการลูกหนี้เครดิตของโรงแรมเป็นระบบ โปร่งใส และตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน สำหรับฝ่ายบัญชี ระบบจะช่วยรวบรวมข้อมูลลูกหนี้ทั้งหมดไว้ในที่เดียว ตั้งแต่ยอดโอนหลังเช็กเอาต์ การออกใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการบันทึกรับชำระ ทำให้ลดงานเอกสาร ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำ และลดความผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบรายงานลูกหนี้คงค้าง (Aging Report) ได้ทันที ช่วยให้ติดตามหนี้ที่ใกล้ครบกำหนดหรือเกินกำหนดได้อย่างรวดเร็ว ลดความเสี่ยงหนี้สูญ และทำให้การปิดบัญชีประจำเดือนมีความแม่นยำมากขึ้น

ในมุมของฝ่ายบริหาร City Ledger ช่วยให้เห็นภาพรวมสถานะลูกหนี้และกระแสเงินสดของโรงแรมแบบเรียลไทม์ ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์แนวโน้มการชำระเงินของลูกค้าองค์กร ประเมินความเสี่ยงด้านเครดิต และกำหนดนโยบายวงเงินเครดิตได้อย่างรอบคอบมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยวางแผน Cash Flow ได้แม่นยำ เพราะสามารถคาดการณ์รายรับจากลูกหนี้ในแต่ละช่วงเวลาได้ชัดเจน ส่งผลให้การบริหารสภาพคล่องและการตัดสินใจทางธุรกิจมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากยิ่งขึ้นในระยะยาว

สรุป โปรแกรม PMS ควรมีการจัดการ City Ledger จะทำให้งานบัญชีทำงานง่ายและแม่นยำมากขึ้น

City Ledger ไม่ใช่แค่ “บัญชีลูกหนี้” แต่เป็นระบบบริหารเครดิตที่สำคัญของโรงแรม โดยเฉพาะโรงแรมที่ทำตลาด Corporate และ Travel Agent หากจัดการไม่ดี อาจเกิดปัญหาหนี้สูญและกระทบกระแสเงินสด แต่หากมี PMS ที่รองรับ City Ledger อย่างครบถ้วน ตั้งแต่การตั้งวงเงิน การโอนยอด การออกใบแจ้งหนี้ ไปจนถึงการติดตามยอดค้างชำระ หากโรงแรมมีลูกค้าองค์กรหรือเอเจนซี่จำนวนมาก การมี City Ledger ที่มีประสิทธิภาพใน PMS จะช่วยลดความผิดพลาดทางการเงิน เพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน จะช่วยให้การควบคุมเครดิตแม่นยำ โปร่งใส และเสริมความมั่นคงทางการเงินของโรงแรมในระยะยาว

City Ledger คืออะไร ฟังกูรูพูดกัน