โพสต์ยอด POS เข้าห้องใน โปรแกรมโรงแรม PMS ทำยังไง?

บทนำ : ความสำคัญของการเชื่อมต่อ POS กับ โปรแกรมโรงแรม PMS

การเชื่อมต่อระหว่างระบบ POS (Point of Sale) และ โปรแกรมโรงแรม PMS (Property Management System) เป็นหัวใจสำคัญของการบริหารโรงแรมสมัยใหม่ เพราะช่วยให้ยอดขายจากแผนกหน้าร้าน (ร้านอาหาร บาร์ สปา มินิมาร์ท ฯลฯ) ถูกบันทึกโดยตรงลงใน folio ของผู้เข้าพักหรือบัญชีลูกค้าโดยอัตโนมัติ ข้อดีเชิงธุรกิจหลัก ๆ ได้แก่

• ลดเวลาการบันทึกข้อมูลและงานซ้ำซ้อน (ลดคน/ชั่วโมงทำงาน)

• ลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ (human error)

• ทำให้ข้อมูลรายได้เป็นปัจจุบันทันที (real-time revenue visibility)

• ช่วยให้กระบวนการเช็กเอาต์และกระทบยอดบัญชีรวดเร็วและแม่นยำขึ้น

• เพิ่มความพึงพอใจลูกค้า เพราะสามารถรวมบิลเข้าเช็กเอาต์ได้อย่างราบรื่น

ปัญหาที่เกิดจากการบันทึกยอดค่าใช้จ่ายด้วยมือแทนการใช้ โปรแกรมโรงแรม กับ POS

ปัญหาหลัก

• การจดบิลผิด (data entry error)
  พนักงานหน้าร้านหรือบัญชีอาจพิมพ์ตัวเลขผิด ลืมจดส่วนลด หรือใส่รหัสสินค้า/รหัสบัญชีผิด ส่งผลให้ยอดใน folio ไม่ตรงกับยอดจริง

• ลืมโพสต์ค่าใช้จ่ายเข้าห้องพัก (missed postings)
  ใบเสร็จบางรายการถูกวางทิ้งไว้ หรือลืมส่งให้ front desk ทำให้ตอนเช็กเอาต์ยอดรวมที่ลูกค้าคิดจริงไม่ตรงกับข้อมูลในระบบ เกิดปัญหาความล่าช้าและยอดไม่ตรงตามบิล

• ข้อมูลไม่ตรงกับรายงานบัญชี (reconciliation gap)
  ข้อมูลจากสมุดเงินสด/Excel แจกแจงไม่สอดคล้องกับรายงานในระบบบัญชีหลัก ทำให้ต้องใช้เวลาตรวจสอบ กระทบการปิดงบและการวิเคราะห์กำไร/ขาดทุน

• การทำงานซ้ำซ้อน (duplicated work)
  ข้อมูลถูกบันทึกในหลายที่ สมุดบันทึก POS, Excel, และระบบบัญชี ทำให้เกิดการคีย์ซ้ำและเพิ่มโอกาสผิดพลาด

• ขาด audit trail ที่ชัดเจน
  เอกสารกระดาษไม่ได้บันทึกว่าใครแก้ไขเมื่อไร การตรวจสอบย้อนหลังเมื่อตรวจสอบภาษีหรือถูก audit จะทำได้ยากกว่า

ผลกระทบเชิงธุรกิจ

• ช้าต่อการปิดงบ — ต้องใช้ทีมบัญชีเวลานานขึ้นเพื่อตรวจสอบและกระทบยอด

• ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น — ชั่วโมงงานคนเพิ่มขึ้นจากการแก้ไขข้อผิดพลาดและรวมข้อมูล

• ความเสี่ยงด้านเครดิตและภาพลักษณ์ — ข้อพิพาทบิลทำให้ลูกค้าไม่พอใจและอาจเกิดการรีวิวลบ

• การตัดสินใจช้าลง — ผู้บริหารไม่มีข้อมูลรายได้แบบเรียลไทม์ ทำให้การปรับราคา/โปรโมชั่นไม่ทันกับสถานการณ์

บทบาทของระบบ POS และ PMS ในการจัดการข้อมูลรายได้

ระบบ POS (Point of Sale) และ โปรแกรมโรงแรม PMS (Property Management System) มีบทบาทสำคัญร่วมกันในการบริหารจัดการรายได้ของโรงแรม โดย POS ทำหน้าที่เป็นระบบขายหน้าร้านที่ใช้ในส่วนงานบริการต่าง ๆ เช่น ร้านอาหาร บาร์ สปา หรือมินิมาร์ท เพื่อบันทึกคำสั่งซื้อ ออกบิล จัดการเมนู ราคา ส่วนลด และโปรโมชั่น รวมถึงติดตามยอดขายของพนักงาน

ขณะที่ PMS เป็นระบบบริหารโรงแรมที่ดูแลการจองห้องพัก การเช็กอิน/เช็กเอาต์ การจัดการ folio ของแขก การบริหารห้องว่าง และการสรุปรายงานรายได้รวมของโรงแรม ซึ่งถือเป็นศูนย์รวมข้อมูลหลัก

เมื่อทั้งสองระบบทำงานร่วมกัน POS จะส่งข้อมูลยอดใช้บริการหรือการชาร์จเข้าห้องพักไปยัง PMS แบบอัตโนมัติ ทำให้ folio ของแขกอัปเดตทันทีและเป็นยอดจริงที่ลูกค้าใช้บริการ การเชื่อมต่อดังกล่าวช่วยให้รายงานรายได้ของแต่ละแผนก เช่น F&B, Room และ Spa ถูกต้อง ตรวจสอบได้ และลดงานซ้ำซ้อน ทั้งยังทำให้แต่ละระบบสามารถมุ่งเน้นในบทบาทของตนได้เต็มที่

“POS เน้นการขายและบริการหน้าร้านที่รวดเร็ว ส่วน PMS เน้นการบริหารลูกค้าและบัญชีโดยรวม”

ส่งผลให้การดำเนินงานของโรงแรมมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และต่อเนื่องมากยิ่งขึ้น เราอาจจะสรุปให้เข้าใจและเห็นภาพชัดมากยิ่งขึ้น จากข้อความด้านล่าง

POS คืออะไร

• POS = ระบบขายหน้าร้าน ใช้กับการออกบิลที่หน้าจำหน่ายสินค้า/บริการ เช่น ร้านอาหาร บาร์ สปา มินิมาร์ท

• หน้าที่หลักของ POS: รับคำสั่งขาย จัดการเมนู ราคา ส่วนลด โปรโมชั่น แยกสาขา/เคาน์เตอร์ บันทึกพนักงานผู้ขาย และออกใบเสร็จ/บิล

PMS คืออะไร

• PMS = ระบบบริหารโรงแรม ทำหน้าที่จัดการการจองห้อง เช็กอิน/เช็กเอาต์ จัดการ folio ของแขก บริหารห้องว่าง และสรุปรายงานรายได้ของโรงแรม

• PMS เป็น “single source of truth” สำหรับสถานะการเข้าพักและบัญชีห้องพัก

การทำงานร่วมกัน (POS ↔ PMS)

• เมื่อลูกค้าใช้บริการหน้าร้าน (เช่นสั่งอาหารที่ร้านของโรงแรม) POS จะบันทึกรายการขายและส่งข้อมูลการชาร์จเข้าห้อง (post to room) ไปยัง PMS

• PMS จะอัปเดต folio ของห้องพักนั้นทันที ทำให้ยอดใน folio สอดคล้องกับยอดที่ลูกค้าใช้จริง

• ข้อมูลจากทั้งสองระบบรวมกันช่วยให้รายงานรายได้แยกตามแผนก (F&B, Room, Spa) ถูกต้องและพร้อมสำหรับการกระทบยอดบัญชี

RoomYY มีระบบ POS ด้วยไหม?

คำตอบคือ เรามีพาร์ทเนอร์ที่ได้ทำการเชื่อมต่อแบบ API กันไว้แล้ว ดังนั้น หากทางโรงแรมมี Outlet สปา หรืออื่นๆ ที่ต้องการใช้ POS แล้วต้องการโพสต์ค่าใช้จ่ายเข้าห้อง RoomYY สามารถทำได้

โดยการเชื่อมระหว่าง RoomYY Cloud PMS เข้ากับ POS นั้น เมื่อจะโพสต์เข้าห้องตอนคิดเงินที่จอ POS จะมีปุ่มทำงานเพิ่มมา

เมื่อแขกสั่งรายการ สามารถเลือกหมายเลขห้องพัก แล้วเลือกปุ่ม ยืนยันและ Postimg ตามรูป เพียงเท่านี้ยอดก็จะเข้าไปที่ Folio ของห้องที่เลือกทันที

และเมื่อแขกเช็กเอาท์ก็ออกใบเสร็จให้ได้จาก โปรแกรมโรงแรม PMS ได้เลย

ส่วนการขายของหน้าร้านสำหรับลูกค้าทั่วไป สามารถขายและบันทึกยอดต่างๆที่ POS ได้ตามปกติ และรายงานก็จะแยกกันระหว่างยอดที่โพสต์ขึ้นห้องกับยอดที่ขายหน้าร้าน

บางโรงแรมมีคำถามว่าแล้ว  “POS สามารถทำงานอย่างไรบ้าง?”

POS มีฟังก์ชั่น ดังนี้

1. สร้างหมวดหมู่เมนูสินค้า
2. จัดการเรื่องสต็อก สามารถตัดยอดวัตถุดิบจากการใส่ Bill Of Materials
3. รองรับการขายทั้งแบบบริการที่โต๊ะและชำระเงินที่แคชเชียร์
4. สร้างแปลนโต๊ะได้
5. ติดตั้งเครื่องปริ๊นท์ไปยังครัวต่างๆและแคชเชียร์ได้
6. สามารถใช้มือถือรับออเดอร์แขกได้
7. สามารถให้แขกสแกน QR Code สั่งอาหารเองได้
8. รายงานยอดขายรายวัน
9. รายงานสินค้าคงคลังและการรีสต็อก
10. รายงานอื่นๆ

นี่เป็นฟังก์ชั่นทำงานหลักๆเท่านั้น ซึ่งระบบยังสามารถทำงานได้ครอบคลุมมากมายเพียงพอต่อการใช้งานในร้านอาหาร คาเฟ่ หรือสปา ในโรงแรม สามารถนัดหมายเพื่อดูเดโม่ได้ ฟรี กดเลย

สรุป โปรแกรมโรงแรม RoomYY เชื่อมต่อกับ POS ได้หรือไม่?

ทำได้ ทั้งในส่วนของพาร์ทเนอร์ที่เรามีการเชื่อมต่อ API ไว้เรียบร้อยพร้อมใช้งาน หรือหากทางโรงแรมมี POS อื่น หากระบบนั้นเปิดให้เชื่อม API ทาง RoomYY มีบริการเชื่อมต่อแบบมีค่าใช้จ่าย แต่หากทางโรงแรมยังไม่มี POS เลย อาจลองเปิดใจดูเดโม่ POS ของพาร์ทเนอร์ ซึ่งส่วนนี้จะไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และไม่เสียเวลาในการเชื่อมต่อ